Apprenez à gérer vos factures dans Triox : de l’envoi à l’exportation, en passant par le suivi des statuts et des alertes.
Les factures sont des documents fiscaux obligatoires qui attestent de la livraison de biens ou de services entre deux parties (le vendeur et l’acheteur). Elles ont une valeur juridique et comptable, génèrent des obligations fiscales et sont essentielles dans les registres d’une entreprise ou d’une IFP.
Une facture doit comporter : le numéro et la date d’émission, les données d’identification du vendeur et de l’acheteur, la description des biens/services, le montant total, le délai de paiement, le mode de paiement.
Une facture légale vous oblige à payer, est enregistrée dans les comptes et constitue un document fiscal.
La gestion correcte des factures est essentielle pour toute entreprise ou IFP, car elles constituent la base des enregistrements comptables, fiscaux et de trésorerie. Toute facture émise ou reçue doit être correctement suivie, classée et enregistrée.
Les étapes légales de la gestion des factures : émission par les vendeurs, transmission au client, comptabilité, paiement/recouvrement, archivage et reporting fiscal.
Comment créer de nouvelles factures à l’aide de la plateforme :
Étape 1 : Allez dans le menu « Factures » en utilisant le tableau de bord ou le menu sur le côté gauche de l’application.
Étape 2 : Cliquez sur le bouton « Créer » en haut à droite de la plateforme.
Étape 3 : Remplissez les cases avec les informations requises. Si vous souhaitez saisir d’autres produits, cliquez sur le bouton + sous la section « Articles ».
Étape 4 : Une fois que tous les champs sont remplis, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Étape 5 : Après l’enregistrement, la nouvelle facture s’affiche dans la liste des factures.
En haut du tableau, vous disposez de trois options qui peuvent s’avérer utiles :
« Voir les archives » – cette option vous permet de choisir si les factures archivées sont visibles ou non dans la liste.
« Statut de la facture » – Vous pouvez ici sélectionner le type de factures que vous souhaitez afficher dans votre liste : toutes, brouillons, nouvelles, payées, en retard, irrécouvrables et toutes.
« Client » – Vous pouvez sélectionner les factures pour lesquelles vous souhaitez afficher les clients.
Enfin, vous disposez également d’une option de recherche.
Étape 1 : En utilisant le menu sur le côté gauche de l’application ou la boîte dédiée dans le tableau de bord, allez dans le menu « Factures ».
Étape 2 : Une fois la liste des factures affichée, cliquez sur les trois points situés à gauche du numéro de la facture. Dans la liste affichée, sélectionnez la variante (Email)
Étape 3 : Dans la case prévue à cet effet, saisissez l’adresse électronique à laquelle vous souhaitez que la facture soit envoyée.
Étape 4 : Après avoir rempli tous les champs, vous pouvez prévisualiser la version finale de la facture que vous êtes sur le point d’envoyer en bas de la page.
Étape 5 : Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Étape 1 : Dans le menu situé à gauche de l’application ou dans la boîte prévue à cet effet dans le tableau de bord, sélectionnez l’option « Factures ».
Étape 2 : Dans la liste affichée, recherchez la facture que vous souhaitez télécharger au format PDF.
Étape 3 : Une fois la facture trouvée, cliquez sur les trois points situés à gauche du numéro de la facture. Dans la liste, sélectionnez l’option « Télécharger le PDF ».
Étape 4 : Après avoir vérifié que toutes les données de la facture affichée sont correctes, cliquez sur le bouton « Télécharger ».
Enfin, la facture sera téléchargée sur votre appareil au format PDF.
Une fois qu’une facture est téléchargée, elle peut avoir plusieurs statuts : brouillon, nouvelle, payée, en retard et irrécouvrable. En fonction du statut de la facture, vous pouvez définir/modifier son statut.
Dans la colonne « Statut », cliquez sur la case du statut.
Dans la liste ouverte, en fonction des possibilités offertes par le formulaire de facture actuel, sélectionnez le statut souhaité.
Cette option concerne les situations où les clients ne paient pas leurs factures existantes.
Comment avertir les clients qu’ils n’ont pas payé leurs factures ?
Étape 1 : Allez dans le menu « Factures » à partir du menu sur le côté gauche de l’application ou à partir de la boîte dédiée dans le tableau de bord.
Étape 2 : Dans la liste des factures affichées, recherchez la facture en question.
Étape 3 : Une fois la facture trouvée dans la liste, cliquez sur les 3 points situés à gauche du numéro de la facture. Dans la liste, sélectionnez l’option « Alerte envoyée ».
Étape 4 : Dans la case prévue à cet effet, saisissez l’adresse électronique à laquelle vous souhaitez que l’alerte soit envoyée.
Étape 5 : Dans la boîte « Modèles d’e-mail », sélectionnez l’une des trois variantes de modèles en fonction de l’urgence du paiement (la situation la plus urgente est représentée par la troisième variante de modèle).
Étape 6 : Après avoir rempli toutes les cases, vous pouvez prévisualiser la facture en bas de la page.
Étape 7 : Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Étape 8 : Après l’envoi, la personne recevra l’avertissement par courrier électronique.
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