Bewaring van facturen

1. Wettelijke basis en bewaartermijn

Overeenkomstig de geldende Belgische en Europese wetgeving, en met name:

• Artikel 60, §4 van de btw-code

• Artikel III.85 van het Wetboek van economisch recht

• Artikel 9 van het Koninklijk Besluit nr. 1 betreffende facturen

• Artikelen 3:9 en 3:10 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV)

• Europese richtlijn 2006/112/EG, gewijzigd door de richtlijn 2010/45/EU betreffende elektronische facturatie

Elke uitgereikte of ontvangen factuur moet worden bewaard gedurende een minimale periode van tien (10) jaar vanaf de uitgiftedatum.
Deze verplichting is van toepassing op alle vormen van facturen: papier, PDF of elektronisch (Peppol, UBL, enz.).

Het doel is om het boekhoudkundig en fiscaal bewijs te waarborgen in geval van een controle door de administratie (btw, FOD Financiën, RSZ, enz.).

2. Integriteit, authenticiteit en traceerbaarheid

Overeenkomstig artikel 60, §5 van de btw-code en de richtlijn 2010/45/EU, garandeert het platform dat elke factuur blijft:

• Authentiek in zijn oorsprong (identiteit van de afzender verifieerbaar)

• Integer in zijn inhoud (niet gewijzigd na uitgifte)

• Leesbaar gedurende de volledige wettelijke bewaartermijn

Geen enkele factuur mag definitief worden verwijderd of gewijzigd.
Elke handeling van wijziging, annulering of verwijdering wordt vastgelegd in een volledig auditspoor (audit trail) met inbegrip van:

• De identiteit van de gebruiker

• De datum en het uur

• La nature de l’action effectuée

Deze traceerbaarheid maakt het mogelijk om de naleving aan te tonen in geval van een fiscale of gerechtelijke controle.

3. Verwijdering, annulering en correcties

Om wettelijke conformiteit te garanderen:

• Facturen mogen na uitgifte niet worden verwijderd of gewijzigd.

• Toute correctie moet worden uitgevoerd via een creditnota, overeenkomstig de artikelen 5 en 8 van het Koninklijk Besluit nr. 1 inzake btw.

• Een factuur kan worden gearchiveerd, gedeactiveerd of als gecrediteerd gemarkeerd, maar blijft toegankelijk en raadpleegbaar voor elke fiscale, sociale of boekhoudkundige controle.

De gearchiveerde gegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving, die hun integriteit en beschikbaarheid gedurende de volledige wettelijke periode garandeert.

4. Verantwoordelijkheid van de gebruiker

De gebruiker erkent volledig op de hoogte te zijn van de boekhoudkundige en fiscale bewaarplichten.
Hij verbindt zich ertoe het bewaarsysteem dat door het platform TRIOX TAX is opgezet, niet te omzeilen.

Elke poging tot verwijdering, vervalsing of niet-conforme wijziging valt onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de gebruiker, zowel op burgerlijk als fiscaal vlak, overeenkomstig het artikel 70 van het BTW-Wetboek (sancties bij het niet bewaren of vernietigen van facturen).

5. Rol en verplichtingen van het platform TRIOX TAX

Het platform fungeert als technische dienstverlener die zorgt voor:

• De veilige bewaring van de gegevens overeenkomstig de Belgische wetgeving

• De bescherming van persoonsgegevens, in overeenstemming met de AVG (Verordening EU 2016/679)

• De technische conformiteit met de Europese standaarden voor elektronische facturatie (norm EN 16931 / Peppol BIS 3.0)

Het platform kan niet aansprakelijk worden gesteld voor tekortkomingen of verwijderingen die door de gebruiker zijn uitgevoerd buiten het wettelijk kader.

6. Wettelijke referenties

• Btw-wetboek, art. 60, §4 tot §6

• Koninklijk Besluit nr. 1 betreffende de maatregelen ter waarborging van de betaling van de btw

• Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006, gewijzigd door de Richtlijn 2010/45/EU

• Wetboek van vennootschappen en verenigingen (Boek 3)

• Wetboek van economisch recht, art. III.8

• Verordening (EU) 2016/679 (AVG)

• Norme européenne EN 16931 sur la facturation électronique