1. Pourquoi la conservation des factures est une obligation légale
En Belgique comme dans toute l’Union européenne, la conservation des factures est strictement encadrée par la loi.
Selon l’article 60, §4 du Code de la TVA et la directive européenne 2006/112/CE, toute facture émise ou reçue — papier, PDF ou électronique (UBL, Peppol, etc.) — doit être conservée pendant au moins dix (10) ans à compter de sa date d’émission.
Cette durée permet de garantir la preuve comptable et fiscale en cas de contrôle par le SPF Finances, l’ONSS ou toute autre autorité.
En pratique, cela signifie qu’aucune facture ne peut être effacée ou altérée avant l’expiration de ce délai.
2. Intégrité, authenticité et traçabilité des factures
Pour être conforme, chaque facture doit rester :
- Authentique dans son origine : l’identité de l’émetteur doit pouvoir être vérifiée.
- Intègre dans son contenu : aucune modification n’est possible après émission.
- Lisible dans le temps : la facture doit rester accessible et compréhensible durant toute la période légale.
Chez Triox Tax, chaque document est accompagné d’une piste d’audit complète (audit trail) qui enregistre :
- L’identité de l’utilisateur,
- La date et l’heure de l’action,
- Et la nature de l’opération (émission, correction, archivage, etc.).
Această trasabilitate permite demonstrerea conformității în caz de control fiscal sau judiciar.
3. Suppression, annulation et corrections : comment rester conforme
Le cadre légal est très clair :
- Une facture ne peut jamais être supprimée ni modifiée après émission.
- En cas d’erreur, il faut établir une note de crédit, conformément aux articles 5 et 8 de l’Arrêté royal n°1 TVA.
- Une facture peut être archivée ou désactivée, mais elle doit rester accessible et consultable pour tout contrôle fiscal, social ou comptable.
Les factures archivées sur Triox sont stockées dans un environnement sécurisé, garantissant leur intégrité et disponibilité pendant toute la durée légale.
4. Responsabilitatea utilizatorului
L’utilisateur est pleinement responsable de la bonne conservation de ses factures et s’engage à ne pas contourner les systèmes de protection mis en place.
Toute suppression, falsification ou altération non conforme engage sa responsabilité sur le plan civil et fiscal, conformément à l’article 70 du Code de la TVA.
5. Engagements de la plateforme TRIOX TAX
La mission de Triox est d’assurer une conservation sécurisée et conforme des documents comptables et fiscaux.
La plateforme garantit :
- Le stockage sécurisé des données sur des serveurs conformes à la législation belge,
- Le respect du RGPD (Règlement UE 2016/679) pour la protection des données personnelles,
- Et la conformité technique aux standards européens de facturation électronique (norme EN 16931 / Peppol BIS 3.0).
Triox agit en qualité de prestataire technique : elle ne peut être tenue responsable des actions effectuées par l’utilisateur en dehors du cadre légal.
6. Références légales principales
- Codul TVA, art. 60, §4 până la §6
- Decretul Regal nr. 1 privind măsurile destinate asigurării plății TVA-ului
- Directive 2006/112/CE modifiée par la Directive 2010/45/UE
- Code des sociétés et associations (CSA), livre 3
- Codul de drept economic, art. III.85
- Regulamentul (UE) 2016/679 (RGPD)
- Norme européenne EN 16931 sur la facturation électronique
En résumé
La conservation des factures n’est pas qu’une formalité administrative : c’est une obligation légale essentielle pour prouver la conformité de votre activité.
Grâce à Triox, vous bénéficiez d’un système conforme, sécurisé et automatisé, garantissant la traçabilité, l’intégrité et la disponibilité de toutes vos factures.
