Збереження рахунків

1. Юридична основа та строк зберігання

Відповідно до чинного бельгійського та європейського законодавства, зокрема:

• Стаття 60, §4 з Податкового кодексу ПДВ

• Стаття III.85 з Кодексу економічного права

• Стаття 9 з Королівського указу №1 щодо рахунків-фактур

• Статті 3:9 та 3:10 з Кодексу компаній та асоціацій (CSA)

• Європейська директива 2006/112/ЄС, змінена директивою 2010/45/ЄС щодо електронного виставлення рахунків

Кожен рахунок-фактура, виданий або отриманий, має бути збережений протягом мінімального періоду десяти (10) років від дати його виписки.
Це зобов’язання стосується усіх форм рахунків-фактур: паперових, PDF або електронних (Peppol, UBL тощо).

Метою є забезпечення бухгалтерського та податкового доказу у разі перевірки адміністрацією (ПДВ, SPF Finances, ONSS тощо).

2. Цілісність, автентичність та простежуваність

Відповідно до статті 60, §5 Кодексу ПДВ та директиви 2010/45/ЄС, платформа гарантує, що кожен рахунок-фактура залишається:

• Автентичний за своїм походженням (можна перевірити особу відправника)

• Цілісний за змістом (не змінений після випуску)

• Читабельний протягом усього законного строку зберігання

Жоден рахунок-фактура не може бути остаточно видалений або змінений.
Кожна операція зміни, скасування чи видалення фіксується у повному журналі аудиту (audit trail), який включає:

• Ідентичність користувача

• Дата та час

• La nature de l’action effectuée

Ця відстежуваність дозволяє підтвердити відповідність у разі податкової чи судової перевірки.

3. Видалення, анулювання та виправлення

Щоб гарантувати юридичну відповідність:

• Рахунки не можуть бути видалені або змінені після їхнього виставлення.

• Усі виправлення повинні здійснюватися через кредит-ноту, відповідно до статей 5 і 8 Королівського указу №1 щодо ПДВ.

• Рахунок може бути архівований, деактивований або позначений як кредитований, але залишається доступним і переглядним для будь-якої податкової, соціальної чи бухгалтерської перевірки.

Архівовані дані зберігаються у безпечному середовищі, що гарантує їхню цілісність та доступність протягом усього законного періоду.

4. Відповідальність користувача

Користувач підтверджує, що є повністю поінформованим про бухгалтерські та податкові зобов’язання щодо зберігання.
Він зобов’язується не обходити систему зберігання, впроваджену платформою TRIOX TAX.

Будь-яка спроба видалення, підробки або неправомірної зміни тягне за собою виключну відповідальність користувача, як у цивільному, так і у податковому аспекті, відповідно до статті 70 Податкового кодексу щодо ПДВ (санкції у разі незбереження або знищення рахунків-фактур).

5. Роль та обов’язки платформи TRIOX TAX

Платформа діє як технічний постачальник послуг, який забезпечує:

• Безпечне зберігання даних відповідно до законодавства Бельгії

• Захист персональних даних відповідно до GDPR (Регламент ЄС 2016/679)

• Технічна відповідність європейським стандартам електронного виставлення рахунків (стандарт EN 16931 / Peppol BIS 3.0)

Платформа не несе відповідальності за порушення чи видалення, здійснені користувачем поза межами правового поля.

6. Юридичні посилання

• Кодекс ПДВ, ст. 60, §4 – §6

• Королівський указ №1 щодо заходів із забезпечення сплати ПДВ

• Директива 2006/112/ЄС Ради від 28 листопада 2006 року, змінена Директивою 2010/45/ЄС

• Кодекс компаній та асоціацій (Книга 3)

• Кодекс економічного права, ст. III.85

• Регламент (ЄС) 2016/679 (GDPR)

• Norme européenne EN 16931 sur la facturation électronique