Păstrarea facturilor

1. Bază legală și perioadă de păstrare

În conformitate cu legislația belgiană și europeană în vigoare, și în special:

• Articolul 60, §4 din Codul TVA

• Articolul III.85 din Codul de drept economic

• Articolul 9 din Decretul regal nr. 1 referitor la facturi

• Articolele 3:9 și 3:10 din Codul societăților și asociațiilor (CSA)

• Directiva europeană 2006/112/CE, modificată prin directiva 2010/45/UE privind facturarea electronică

Orice factură emisă sau primită trebuie păstrată pe o perioadă minimă de zece (10) ani de la data emiterii.
Această obligație se aplică tuturor formelor de facturi: pe hârtie, PDF sau electronice (Peppol, UBL etc.).

Scopul este de a garanta dovada contabilă și fiscală în cazul unui control din partea administrației (TVA, SPF Finances, ONSS etc.).

2. Integritate, autenticitate și trasabilitate

În conformitate cu articolul 60, §5 din Codul TVA și cu directiva 2010/45/UE, platforma garantează că fiecare factură rămâne:

• Autentică în originea sa (identitatea emitentului poate fi verificată)

• Integră în conținutul său (nemodificată după emitere)

• Lizibilă pe toată durata legală de păstrare

Nicio factură nu poate fi ștearsă sau modificată definitiv.
Orice operațiune de modificare, anulare sau ștergere face obiectul unei urme complete de audit (audit trail) care include:

• Identitatea utilizatorului

• Data și ora

• La nature de l’action effectuée

Această trasabilitate permite demonstrerea conformității în caz de control fiscal sau judiciar.

3. Ștergere, anulare și corecturi

Pentru a garanta conformitatea legală:

• Facturile nu pot fi șterse sau modificate după emitere.

• Orice corectare trebuie efectuată printr-o notă de credit, în conformitate cu articolele 5 și 8 din Decretul Regal nr. 1 privind TVA-ul.

• O factură poate fi arhivată, dezactivată sau marcată ca fiind creditată, dar rămâne accesibilă și consultabilă pentru orice control fiscal, social sau contabil.

Datele arhivate sunt stocate într-un mediu securizat, garantând integritatea și disponibilitatea lor pe toată perioada legală.

4. Responsabilitatea utilizatorului

Utilizatorul recunoaște că este pe deplin informat cu privire la obligațiile de păstrare contabilă și fiscală.
Se angajează să nu eludeze sistemul de arhivare implementat de platforma TRIOX TAX.

Orice tentativă de ștergere, falsificare sau modificare neconformă atrage responsabilitatea exclusivă a utilizatorului, atât din punct de vedere civil, cât și fiscal, în conformitate cu articolul 70 din Codul TVA (sancțiuni în caz de nepăstrare sau distrugere a facturilor).

5. Rolul și obligațiile platformei TRIOX TAX

Platforma acționează în calitate de prestator tehnic care asigură:

• Păstrarea securizată a datelor, în conformitate cu legislația belgiană

• Protecția datelor cu caracter personal, în conformitate cu RGPD (Regulamentul UE 2016/679)

• Conformitatea tehnică cu standardele europene de facturare electronică (standardul EN 16931 / Peppol BIS 3.0)

Platforma nu poate fi considerată responsabilă pentru omisiunile sau ștergerile efectuate de utilizator în afara cadrului legal.

6. Referințe legale

• Codul TVA, art. 60, §4 până la §6

• Decretul Regal nr. 1 privind măsurile destinate asigurării plății TVA-ului

• Directiva 2006/112/CE a Consiliului din 28 noiembrie 2006, modificată prin Directiva 2010/45/UE

• Codul societăților și asociațiilor (Cartea 3)

• Codul de drept economic, art. III.85

• Regulamentul (UE) 2016/679 (RGPD)

• Norme européenne EN 16931 sur la facturation électronique