Conservation des factures

1. Base légale et durée de conservation

Conformément à la législation belge et européenne en vigueur, et notamment :

• Article 60, §4 du Code de la TVA

• Article III.85 du Code de droit économique

• Article 9 de l’Arrêté royal n°1 relatif aux factures

• Articles 3:9 et 3:10 du Code des sociétés et des associations (CSA)

• Directive européenne 2006/112/CE, modifiée par la directive 2010/45/UE sur la facturation électronique

Toute facture émise ou reçue doit être conservée pendant une période minimale de dix (10) ans à compter de sa date d’émission.
Cette obligation s’applique à toutes les formes de factures : papier, PDF ou électronique (Peppol, UBL, etc.).

L’objectif est de garantir la preuve comptable et fiscale en cas de contrôle par l’administration (TVA, SPF Finances, ONSS, etc.).

2. Intégrité, authenticité et traçabilité

Conformément à l’article 60, §5 du Code de la TVA et à la directive 2010/45/UE, la plateforme garantit que chaque facture reste :

• Authentique dans son origine (identité de l’émetteur vérifiable)

• Intègre dans son contenu (non modifiée après émission)

• Lisible pendant toute la durée légale de conservation

Aucune facture ne peut être effacée ni altérée définitivement.
Toute opération de modification, d’annulation ou de suppression fait l’objet d’une piste d’audit complète (audit trail) incluant :

• L’identité de l’utilisateur

• La date et l’heure

• La nature de l’action effectuée

Cette traçabilité permet de démontrer la conformité en cas de contrôle fiscal ou judiciaire.

3. Suppression, annulation et corrections

Pour garantir la conformité légale :

• Les factures ne peuvent pas être supprimées ni modifiées après émission.

• Toute correction doit être effectuée via une note de crédit, conformément aux articles 5 et 8 de l’Arrêté royal n°1 TVA.

• Une facture peut être archivée, désactivée ou marquée comme créditée, mais demeure accessible et consultable pour tout contrôle fiscal, social ou comptable.

Les données archivées sont stockées dans un environnement sécurisé, garantissant leur intégrité et leur disponibilité pendant toute la période légale.

4. Responsabilité de l’utilisateur

L’utilisateur reconnaît être pleinement informé des obligations de conservation comptable et fiscale.
Il s’engage à ne pas contourner le système de conservation mis en place par la plateforme TRIOX TAX.

Toute tentative de suppression, falsification ou altération non conforme engage la responsabilité exclusive de l’utilisateur, tant sur le plan civil que fiscal, conformément à l’article 70 du Code de la TVA (sanctions en cas de non-conservation ou de destruction de factures).

5. Rôle et obligations de la plateforme TRIOX TAX

La plateforme agit en qualité de prestataire technique assurant :

• La conservation sécurisée des données conformément à la législation belge

• La protection des données personnelles, conformément au RGPD (Règlement UE 2016/679)

• La conformité technique aux standards européens de facturation électronique (norme EN 16931 / Peppol BIS 3.0)

La plateforme ne peut être tenue responsable des manquements ou suppressions effectués par l’utilisateur en dehors du cadre légal.

6. Références légales

• Code de la TVA, art. 60, §4 à §6

• Arrêté royal n°1 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la TVA

• Directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006, modifiée par la Directive 2010/45/UE

• Code des sociétés et associations (Livre 3)

• Code de droit économique, art. III.85

• Règlement (UE) 2016/679 (RGPD)

• Norme européenne EN 16931 sur la facturation électronique